Durante años he visto que cuando los miembros de un equipo no logran inventariar y documentar las preguntas que se formulan, éstas se pierden en el tiempo y se hacen evidentes, casi siempre, cuando se ponen frente a una situación conflictiva a la que la resolución previa de la pregunta clave hubiera podido evitar.
Este formato tiene la intención de apoyar un proceso manual de control – los controles manuales son fantásticos – sobre la actividad de inventariar las preguntas y que es complementario – el formato – a otros como el Plano Control de campaña o el Plano Control de Proyecto.
¿Cómo funciona?
Muy simple, cuando la pregunta nace ésta se ubica en el escenario de un proyecto o campaña porque cuando la dejamos suelta quedaremos con el problema de vinculación para que se pueda resolver, ejecutar y sumar a un proceso. Una vez inventariadas en el formato, éstas serán tan incómodas como un mosquito zumbando al rededor de la cama a las 3 am y definitivamente tendremos que hacer algo. Una aplicación: tenemos una reunión con un cliente para ver los avances del proyecto de diseño y desarrollo de un web site de contenido dinámico, el cliente formulará SUS preguntas y al registrarlas en el formato se convertirán en MIS preguntas y la responsabilidad de resolverlas será mía. El formato MIS preguntas de ese proyecto se adjuntará al formato Plano Control de Proyecto y desde allí daremos un correcta gestión tanto a las preguntas como al proyecto.
Los corazones punteados
No son una formalidad, son parte del ejercicio de asignación de valor a MIS preguntas. El proceso de rellenar con color los corazones que consideramos le dan importancia a la pregunta nos ayuda incluso a reflexionar sobre la calidad de la pregunta y las posibles respuestas.
El papel
Los formatos de control en papel son muy útiles. Nuestra compañía tiene una plataforma web en la cual se registran todas las actividades, documentos, procesos, conversaciones, etc. pero el formato de control en papel, cuando se incorpora correcta y juiciosamente en la dinámica de trabajo nos salva la vida porque permite ver desde arriba algo que de otra forma, incluso desde la herramienta web, no es posible.
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