Nextcloud vs Google Workspace

Foros de discusión Carlos Cortés Agencia

Nextcloud vs Google Workspace | Este contenido lo produzco para presentarles Nextcloud, una herramienta que nos ha permitido salirnos de Google Workspace, ahorrar mucho dinero y mejorar la seguridad y privacidad de nuestra información en Internet. Mediante Nextcloud hemos creado nuestra propia nube corporativa y cualquiera de ustedes lo puede hacer siguiendo el paso a paso de como lo hemos hecho en nuestra compañía.

Si no te interesa leer el artículo ya sea porque no te gusta leer o por que no tienes tiempo, te invito a ir a la parte final del documento y ver el video que relacionamos o escuchar el episodio del podcast Hablemos de Marketing con Carlos Cortés.

¿Qué es Nextcloud y para qué sirve?

¿Qué es Nextcloud y para qué sirve?

Nextcloud es una plataforma online de código abierto creada en el 2.016 que permite la creación de nubes privadas y seguras en las cuales una persona o compañía puede tener todas las herramientas para gestionar su día a día, algo similar a lo que hace Google Workspace o Dropbox. Tanto la comunicación segura como el trabajo colaborativo eficiente son las más grandes fortalezas de Nextcloud.

¿Qué ofrece Nextcloud?

¿Qué ofrece Nextcloud?

Al ser una plataforma para el trabajo colaborativo con énfasis en la seguridad y la privacidad, Nextcloud cuenta con una serie de herramientas que desarrollan ese fin tales como Nextcloud Files, Nextcloud Talk, Nextcloud Office, Quick Notes, Nextcloud Deck, Nextcloud Tasks, Contactos, Analytics, Forms, entre muchas otras, todas ellas bajo la modalidad open source al igual que el propio Nextcloud que es de código abierto.

Mas adelante en este contenido desarrollaremos a profundidad las funcionalidades de Nextcloud que entendemos son las mas relevantes.

Nextcloud vs Google Workspace, la imagen de portada

Entrando a nuestra publicación en carloscortes.com.co o al video en YouTube se encontrará una imagen que muestra a un puño cerrado presionando con fuerza contra el piso el logo de Google, el cual se ve agrietado y maltratado. Ese puño tiene en la muñeca el logo de Nextcloud. Prácticamente la explicación sobra porque hace referencia a que, no solo Google sino todas estas grandes corporaciones tecnológicas como Microsoft o Amazon deben perder su reinado de cara a iniciativas realmente pensadas en las personas e igualmente potentes tecnológicamente como Nextcloud.

Nextcloud vs Google Workspace | Concepto N°1

Todas estas grandes corporaciones tecnológicas como Microsoft o Amazon deben perder su reinado de cara a iniciativas realmente pensadas en las personas.

Clientes de Google Workspace

En Carlos Cortés Agencia (antes CortesMedia Agencia) hemos pagado por los servicios de Google a nivel corporativo desde el año 2.010, y hoy tomamos la decisión de irnos y muchas otras empresas y emprendimientos se irán dando cuenta de aquello que activará su salida de plataformas de este tipo por otras como Nextcloud en donde realmente se le da el poder y el respeto que se merece al usuario.

Pasar de tener un proveedor durante más de 10 años a cancelarlo es muy difícil y, sobre todo, un proveedor en donde en nuestro caso, tenemos prácticamente parada la empresa. Teniendo la decisión tomada de irnos de Google Workspace hemos validado que estamos en el camino correcto porque justo en el momento de irnos encontramos grandes trabas para sacar nuestra información de la plataforma y llevarla a la nueva.

Usar Google Takeout para hacer copias de seguridad

Google Workspace lo pone difícil para hacer backups

En nuestra empresa somos un grupo de más de 20 personas y solamente la cuenta mía, la cuenta corporativa de Carlos Cortés, tiene casi 8 TB de datos, eso es un montón. Bajar todo eso y pasarlo a otra plataforma es todo un proceso debido a que es una cantidad gigantesca de datos y cuando se utiliza la herramienta Takeout, que es la herramienta que Google ofrece para hacer los backups de las cuentas o, simplemente se usa el botón derecho del mouse > descargar la carpeta en donde se tienen muchos datos (una carpeta de por ejemplo 100 GB), la forma en que Google entrega la información es terrible ya que no la entrega organizada y con lógica sino que se deben coger esas 10, 20 o 30 carpetas .ZIP (comprimidas) que Google entrega, descomprimirlas y empezar a halar archivos y a reorganizarlas porque no entrega la información de una forma viable, de una forma correcta, a través de la cual se pueda bajar la información y tal y como se descarga, se pueda subir al nuevo destino.

¿Por qué irse de Google Workspace?

Nosotros ya dimos un gran paso que fué abandonar Facebook, Instagram y WhatsApp y ahora estamos haciéndolo con Google. ¿Por qué abandonamos Facebook, Instagram y WhatsApp?, los invito a que vean el video, a que escuchen el podcast o a que lean el artículo, no voy a profundizar sobre ese tema.

Ahora, ¿Google por qué? si es una gran compañía con un gran servicio a diferencia de Facebook que es una vergüenza de compañía con una plataforma que actúa como un corral en donde meten ganado para tenerlo observado y para sacarle lo que más se pueda. Google tiene un gran producto digital que es Google Workspace, antes Gsuite o Gcloud (le han cambiado el nombre varias veces). Pese a que es un gran servicio digital, hay aspectos que el consumidor estándar como podemos ser nosotros o ustedes no se fija en el día a día y que forman parte de las políticas del servicio de Google (políticas que nadie lee).

Por ejemplo, hace algunos años yo tenía todas mis contraseñas,  más de 3.000 contraseñas, en una hoja de cálculo en Google Drive y un día intenté abrir el archivo y me salió un aviso que decía que por políticas de Google no se podían guardar contraseñas en Google Drive. Hablé con soporte, hice todo lo posible para no tener que volver a levantar esas contraseñas pero no hubo poder humano, ese archivo quedó bloqueado y nunca lo pude ni siquiera descargar porque no daba la opción de descargar, que era un poco lo que yo le pedía al equipo de soporte “déjenmelo descargar por lo menos porque ahí tengo las contraseñas de mi vida, son 3.000 o más contraseñas”.

En definitiva no pude recuperar el achivo a partir de esa exeriencia empezó en mi cabeza a mal funcionar la imagen que tenía de Google como compañía y la relación futura que quisiera tener desde mi empresa. La frase que se me vino a la mente fué “Google no es una buena compañía y este no es un gran servicio”. Para entender qué es una gran compañía no hay que fijarse en lo grande que es ni en cuánto dinero vale, esas son minucias. Es una gran compañía por la forma en que nos trata a nosotros sus clientes, en la forma en que nos da herramientas para que nosotros seamos autosuficientes.

Nextcloud vs Google Workspace | Concepto N°2

Si leyeramos los contratos que firmamos cada vez que abrimos una cuenta en Gmail, Amazon, Microsoft, pero sobre todo, en los servicios de pago, es muy probable que no contrataríamos jamas con estas empresas.

Somos moneda de pago y no lo sabemos o no nos importa

Los arrieros de gente como Google, Facebook, Microsoft, están permanentemente observándonos a un nivel muy extremo y nuestra información producto de esa observación (en muchos casos información privada nuestra), es vendida a anunciantes, es vendida a centrales de medios digitales, es vendida a compradores de datos, se la venden a esas compañías que a su vez la usan directamente de cara a nosotros o la continúan comerciando.

No es de extrañar que nos bombardeen con SMS, nos bombardeen con correos electrónicos, nos bombardeen permanentemente con cerramientos comunicacionales de muchos grados y nosotros nos quedamos aturdidos y atorados intentando resolver inquietudes del tipo “pero si yo no me suscribí al boletín de esta compañía ¿por qué me está llegando si no me suscribí?”, “pero ¿por qué me están llamando al teléfono de  esta compañía si yo no soy cliente y no me interesa?, ¿por qué me están bombardeando con mensajes de texto si no soy cliente y de dónde sacaron mi teléfono? Bueno, lo sacaron de estas compañías, de Facebook, Microsoft, Google y de aquellas que se alimentan de ellas, de estas compañías que venden nuestros datos.

Hoy existe un movimiento mundial por la defensa de la privacidad, de los datos del individuo, de la persona, de usted y de mi. Este movimiento viene gestándose desde hace mucho tiempo pero no es un movimiento coordinado por una organización o por un grupo de organizaciones que se juntaron para sacar un movimiento a nivel mundial, no, se fué dando de forma natural. Con mayor frecuencia se empiezan a evidenciar organizaciones que se apersonan y que ponen su bandera pero el movimiento se fué dando de forma natural, las personas se empezaron a cansar de tener un espía que se mueve para donde se mueve el individuo.

Para ejemplificar les cuento que ayer me reuní con un cliente y le decía “si uno de sus proveedores se mete por la ventana de su casa mientras usted no está y le monta micrófonos y le monta cámaras en lugares en los cuales usted no puede saber que están pero en algún momento se da cuenta, ¿qué pasa con la relación entre usted y su proveedor?. Lo más probable es que le pegue una demandada terrible porque se metió a su casa para ponerle micrófonos y cámaras y lo están espiando y con la información suya que están recogiendo hacen dinero. 

Es cierto que es un ejemplo muy radical y un poquito extremo pero es la realidad real que todos vivimos, no estoy hablando tonterías, es lo que está sucediendo con nosotros todos los días porque en los dispositivos conectados está ese espía. 

Conociendo en profundidad a Nextcloud Hub

Vamos a darnos una pequeña vuelta por la herramienta con la que yo estoy reemplazando los servicios de Google y estoy seguro que se van a sorprender porque particularmente estoy sorprendido y encantado con esta plataforma online. La herramienta ha sido llamada Nextcloud Hub porque definitivamente es una suite completa de soluciones para empresas en la nube.

Versión clara y oscura de Nextcloud Hub

Nextcloud cuenta con una versión clara y una versión oscura pero también cuenta con personalizaciones de visualización de la interfase gráfica. El modo claro es muy popular entre aquellos usuarios que no desean un cambio estético tan radical de cara a las experiecias que han vivido en herramientas como Google Workspace, Microsoft, Dropbox y otras suites online.

Modo claro de Nextcloud Hub

El modo oscuro es el que yo uso en mi día a día y lo hago para bajar el impacto en los ojos debido a que trabajo con 3 pantallas en largas jornadas. También es una opción estética para quienes buscan alto contraste.

Modo oscuro de Nextcloud Hub

El correo electrónico de Nextcloud Hub

La plataforma de Nextcloud trae por defecto su sistema de email nativo el cual se integra a la perfección con las distintas herramientas que integran el sistema Nextcloud pero no es el que yo uso. ¿Por qué no uso el correo de Nextcloud? Porque a la fecha no permite insertar imágenes en las firmas de correo y para mi empresa es altamente relevante dentro de su estrategia de Digital Branding.

Nextcloud mail

En el market de aplicaciones de Nextcloud existen otras opciones instalables e igual de potentes como el correo nativo. Yo uso Rainloop, un correo muy parecido a un webmail tradicional pero en este caso está integrado con las herramientas de Nextcloud.

Rainloop en Nextcloud

Files, el Google Drive de Nextcloud

Esta herramienta es el core o centro de la estrategia de Nextcloud y una de las más potentes y funcionales. Nextcloud Files es un gestor de archivos en la nube o “disco duro virtual” el cual funciona con la misma lógica de cualquier otra herramienta que hayamos usado con anterioridad. Es tan potente que merece que se le escrba un artículo independiente y es lo que haré en una siguiente oportunidad.

Nextcloud Files

Nextcloud files cuenta con una gran variedad de funcionalidades como la posibilidad de crear proyectos, las incontables capacidades para el trabajo colaborativo, compartir interna y externamente archivos, conexión con el sistema de chat y videoconferencia nativo, posibilidad de comentar carpetas y archivos, entre muchas más funciones que lo hacen una mejor opción que Google Drive, por ejemplo.

Nextcloud vs Google Workspace | Concepto N°3

Nextcloud Files o Archivos es una herramienta tan potente que hace que no extrañemos a Google Drive o Dropbox ya que está completamente diseñada para el trabajo colaborativo y cuenta con todas las funciones de comunicación necesarias para hacernos la vida más sencilla.

La suite de ofimática de Nextcloud Hub

No es posible hablar de Nextcloud como una alternativa a Google Workspace sin hacer referencia a que cuenta con una opción alternativa a Google Docs. En este caso, la opción nativa se llama Nextcloud Office pero también se puede utilizar OnlyOffice.

Nextcloud office con Collabora Office

Si me lo preguntan yo les diría que no usen OnlyOffice sino Nextcloud Office porque es la suite de ofimática nativa basada en Collabora Office y se integra perfectamente con todos los recursos de la plataforma open source Nextcloud.

Nextcloud vs Google Workspace | Concepto N°4

Nextcloud Office se caracteriza por la simpleza de su interfase gráfica lo que hace muy agradable pasar tiempo trabajando en los documentos, hojas de cálculo, presentaciones o diagramas.

Nextcloud Deck, gestor de proyectos

Como lo mencioné anteriormente, nuestra empresa es cliente corporativo de Google desde el año 2.010 y hasta la fecha esa compañía jamás ha tenido una herramienta propia, nativa y eficiente para la gestión de proyectos (y digo eficiente) y es por eso que hemos usado herramientas como Teamwork, Podio, Clickup entre muchas otras. Google en su momento tuvo Google Wave, una incipiente iniciativa que terminó fracasando como el 90% de los productos que lanzan al mercado.

Aunque viéndolo bien, otra de las causas por las cuales dejamos Google es porque como clientes de esta compañía usamos herramientas como Google Buzz, Google Reader, Knol, Meebo, Google Talk, iGoogle, Google+, Orkut, Picasa, Web hosting in Google Drive, Panoramio, Google Spaces, Google Allo, Google URL Shortener, Inbox, Google Bookmarks, desarrollamos hábito en estas herramientas que nos cuestan meses, incluso años, articulamos estrategias dentro de dichas plataformas y tiempo después Google anuncia que las retira del mercado. Eso genera inestabilidad pero hoy lo solucionamos teniendo todo lo que necesitamos para el día a día de nuestra compañía en nuestros propios servidores.

Nextcloud Deck

Nextcloud Deck es una herramienta para la gestión de proyectos basada en el método Kanban, el cual da cobertura total mediante una correcta formulación de fases, tareas, responsables, tiempos y recursos involucrados. Nextcloud Deck se integra a la perfección con Nextcloud Files, con Nextcloud Talk y otras herramientas nativas para que la experiencia en materia de gestión de proyectos sea la ideal.

Esta es una herramienta tan sexy que requiere ampliación en un contenido específico y especializado.

Nextcloud vs Google Workspace | Concepto N°5

Nextcloud Deck es usado en nuestra compañía no sólo para la gestión de proyectos sino como CRM, para la gestión administrativa, la gestión de tráfico, entre otras funcionalidades que le hemos asignado. El límite es la creatividad en la implementación.

Nextcloud Calendar

El calendario de Nextcloud o Nextcloud Calendar es, normalmente, el centro de muchas de las actividades que se desarrollan en cualquier compañía o emprendimiento debido a que allí se ven reflejadas las tareas programadas y las tareas ejecutadas.

Nextcloud Calendario

Al igual que en otras herramientas similares como Google Calendar, en Nextcloud Calendar es posible tener todos los calendarios de los que se participa, encenderlos y apagarlos. Nextcloud Calendar está conectado con Nextcloud Deck y con Nextcloud Tareas.

Nextcloud vs Google Workspace | Concepto N°6

Nextcloud Calendar es, desde mi operación diaria, una de las herramientas que utilizo más ya que me permite controlar las actividades cronológicamente y mediante la vista en formato “lista de tareas” tengo una visión de mi día, semana y mes mucho más precisa.

Nextcloud Tareas o Tasks

Particularmente veo competencia entre Nextcloud Tasks y Nextcloud Deck porque las dos plataformas sirven para lo mismo pero de formas distintas. En nuestra compañía iniciamos usando Nextcloud Tasks y pasamos a Nextcloud Deck. Ambas plataformas sirven para la gestión de tareas y cuando dichas tareas tienen fecha y hora se ven reflejadas en el calendario. Buscaré profundizar en este tema mediante un contenido independiente.

Nextcloud Tasks o Tareas

No hay una gran diferencia entre Nextcloud Tasks y cualquier otro gestor de tareas conocido, es una herramienta potente y funcional.

Nextcloud Contactos

Toda suite que se respete debe tener un gestor de contactos, Google cuenta con Google Contacts y Nextcloud tiene Nextcloud Contactos. Particularmente quisiera que fuera más rápida y bonita pero funciona y lo hace bien.

Nextcloud Contactos

Nextcloud Contactos almacena los contactos y permite agruparlos tanto en círculos como en grupos, cada una de estas categorizaciones con características internas distintas. La integración de esta app es total con las nativas de la suite.

Nextcloud Talk, el Google Meet de Nextcloud

Sólo esta aplicación da para un contenido extenso ya que es muy potente, completa y una de las banderas comunicacionales de la compañía fabricante.

Nextcloud Talk

Dentro de las carracterísticas de Nextcloud Talk vale la pena destacar 1. la posibilidad de usarlo como un chat simple desde el ordenador o desde la app móvil, 2. la gran calidad en las videoconferencias 3. la URL única por contacto lo que permite dar un solo link a una persona con la cual se tiene comunicación frecuente 4. la integración automática de Nextcloud Talk con cada documento o carpeta alojados en Nextcloud Files, 5. la posibilidad de enviar mensajes de audio desde la aplicación de escritorio y desde la aplicación Android o iPhone, 6. la posibilidad de adjuntar cualquier tipo de archivo a las conversaciones, 7. las notificaciones visuales de mensajes no leídos.

Nextcloud vs Google Workspace | Concepto N°7

En nuestra agencia, por ejemplo, creamos una hoja de cálculo en la cual controlamos tráfico y vinculamos un chat con nuestro equipo desde Nextcloud Talk hacia esa hoja de cálculo, lo que nos permite tener toda la comunicación asociada al tráfico de la agencia en un sólo lugar y conectada con la hoja de cálculo.

Nextcloud Quick notes, el equivalente a Google Keep

Por años he sido un usuario asiduo de Google Keep, incluso creo que es una de las aplicaciones de Google Workspace que más uso y ahora en Nextcloud he pasado a utilizar su equivalente llamado Quick notes. Cabe “anotar” que pese a que tiene la misma lógica de Keep, funciona un poco distinto pero es realmente potente.

Nextcloud Quick Notes. Nextcloud vs Google Workspace.

En Nextcloud Quick notes acostumbro a documentar las reuniones, a tomar mis notas del día a día, a registrar información temporal que luego pasará a otro lugar. Es una herramienta indispensable en cualquier oficina virtual.

Nextcloud Mapas

Debo confesar que esta herramienta la he usado muy poco pero existe en Nextcloud Hub. Está parada en Open Street Map y Leaflet y nos permite georreferenciar información, por ejemplo contactos de nuestra libreta de contactos, tal y como funciona Google Maps, guardando las diferencias.

Nextcloud Maps. Nextcloud vs Google Workspace.

El uso que se le de a cada herramienta, no sólo a los mapas, obedece a las necesidades puntuales que tenga la empresa o emprendimiento.

Gestor de contraseñas

Nextcloud Hub cuenta con varias aplicaciones que podemos instalar para la gestión de nuestras contraseñas pero la que más me gusta a mi es Passman, la cual cuenta con un sistema de encriptación muy potente, una lógica de uso ideal para mi, un buscador que funciona perfecto, sistema de categorización de las contraseñas, entre otras.

Nextcloud vs Google Workspace. Passman

Siempre va a ser mejor guardar las contraseñas en una herramienta como Nextcloud Passman que usa un sistema de encriptación profesional que en una hoja de cálculo. De hecho, poco a poco voy pasando las miles de contraseñas que tengo actualmente en mi banco de contraseñas. Esta es otra aplicación que merece un video o contenido independiente.

Nextcloud Photos

Todas las fotografías que subo desde mi móvil las sincronizo en Nexcloud Photos tal y como lo hacia antes con Google Photos, todas las imágenes que uso dentro de proyectos y aplicaciones de Nextcloud Hub, las sincronizo en Nextcloud Photos. En esta aplicación no sólo puedo gestionar mis fotos en muchos fomatos y tamaños sino mis videos también.

Nextcloud vs Google Workspace. Nexcloud Photos

Desde Nextcloud Photos puedo compartir fotos y carpetas con personas dentro y fuera de la organización, con círculos de mi libreta de contactos, es una aplicación indispensable.

Formularios al estilo Google Forms

Una suite tan potente como Nextcloud Hub estaría coja si no tuviera una alternativa a Google Forms y la tiene.

Nextcloud vs Google Workspace. Nextcloud Forms

La aplicación de formularios de Nextcloud, tal y como lo hace Google Forms, permite crear formularios con distintos tipos de campos que luego sean compartidos mediante un enlace que Nextcloud Forms ofrece o insertados en un website. Sencillo pero funcional.

Nextcloud Analytics

Nextcloud Analytics es una especie de Google Data Studio (guardando la distancia), una app que permite conectar distintas fuentes de datos para generar informes visuales. Esta herramienta es útil para generar informes financieros, informes social media, estadísticas de producción, por ejemplo.

Nextcloud vs Google Workspace. Nextcloud Analytics

Actualmente no estoy usando Nextcloud Analytics pero lo voy a hacer y cuando esto suceda produciré un contenidos que sirva como tutorial en español.

Market de aplicaciones

Nextcloud Hub cuenta con un market de aplicaciones desarrolladas y soportadas por la comunidad que dan un cubrimiento a la mayoría de las necesidades que una pequeña o mediana empresa, incluso un emprendimiento puedan llegar a tener en materia de gestión de la información, comunicación, trabajo colaborativo y protección de datos.

Nextcloud vs Google Workspace. Nextcloud Market

Entrando al market de aplicaciones de Nextcloud Hub o directamente dentro de la instalación de Nextcloud en la sección aplicaciones se pueden instalar, elminar, desactivar y activar aquellas herramientas que consideramos adecuadas para nuestra nube privada.

Observaciones finales | Nextcloud vs Google Workspace

  • Nextcloud Hub no es Google Workspace. Esto es importante tenerlo en cuenta en el momento en que una empresa se decante por esta plataforma. Pese a que ambas son muy similares, la lógica Open Source y Self Hosted es completamente distinta.
  • Cualquiera lo puede instalar pero no mantenerlo. Es claro que la instalación tiene algún nivel de dificultad pero casi cualquier persona con ciertos conocimientos técnicos puede llevar Nextcloud Hub a su servidor privado pero el soporte del día a día ya es otra cosa. No es sólo instalar y usar sino que requiere actualizaciones, análisis de rendimineto, actividades de soporte a muchos niveles y para ello el conocimiento técnico es superior.
  • El soporte tecnico es diferente. Con plataformas como Google Workspace estamos acostumbrados a entrar a un panel en el cual solicitamos soporte por chat, videollamada, email o llamada telefónica, pero con Nextcloud es otra cosa, incluso hay mucho de autoatención.
  • Foros. Las herramientas open source normalmente tienen grandes comunidades que soportan el conocimiento requerido para solventar inquietudes o problemas. Nextcloud Hub no es la excepción y cuenta con foros en varios idiomas. Esa tarea hay que hacerla, entrar a los foros de discusión a buscar respuestas, en muchos casos saliendo con las manos vacías.
  • Hay que hacer el curso. Con Google Workspace hay que hacer el curso del uso de las herramientas específicas llámense Google Drive, Gmail, Google Calendar, pero con Nextcloud Hub también hay que hacer el curso de administración de la plataforma.

Video Nextcloud vs Google Workspace

Escucha el podcast Hablemos de Marketing digital con Carlos Cortés.

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