¿Qué es una oficina virtual? ¿Qué es una oficina virtual?
Tabla de contenidos1 Oficinas virtuales, empresas virtuales2 ¿Qué es una oficina virtual?3 ¿Para qué sirve una oficina virtual?4 ¿Cómo ayuda una oficina virtual a... ¿Qué es una oficina virtual?

Oficinas virtuales, empresas virtuales

El presente documento es la clase N°1 del Curso Online de Herramientas de Productividad para Empresarios y Emprendedores y tiene como objetivo responder las preguntas entre otras, ¿qué es una oficina virtual? ¿para qué sirve una oficina virtual? ¿te conviene tener una oficina virtual? ¿cómo ayuda una oficina virtual a la pyme? ¿cuánto cuesta tener una oficina virtual?, ¿cómo funciona una oficina virtual?

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¿Qué es una oficina virtual?

Para nadie es un secreto que en los últimos 10 o 15 años, el mundo ha cambiado muy rápidamente y en el mundo de los negocios estos cambios y la velocidad a la que se generan, afectan la operación de pequeñas, medianas y grandes compañías.

La oficina virtual es producto de esta nueva forma de hacer las cosas que estamos experimentando todos y que no es otra cosa que el espacio para la virtualización de las funciones de los miembros de un equipo a través de herramientas, de plataformas tecnológicas.

¿Qué es una oficina virtual? No es otra cosa que el espacio para la virtualización de las funciones de los miembros de un equipo a través de herramientas, de plataformas tecnológicas.

¿Para qué sirve una oficina virtual?

Una oficina virtual puede o no reemplazar a una oficina física, eso depende de la necesidad de la empresa o del emprendimiento. Un equipo de personas que mantiene su infraestructura física pero desea potenciar el trabajo en equipo (con aquel que está sentado al lado y con quien está trabajando remotamente), optimizar la medición de la trazabilidad de tareas, incrementar la eficiencia, puede optar por virtualizar toda o parte de la operación.

¿Cómo ayuda una oficina virtual a la pyme?

Hay pymes de pymes pero en general, la pyme latinoamericana no tiene “hábitos digitales”, son organizaciones muy analógica, lo que nos es en absoluto negativo pero que frente a ciertas circunstancias las hace altamente ineficientes. Por ejemplo:

Virtualización de la comunicación

Hace unos días una empresa de un municipio cerca de mi ciudad (1 hora) buscó a mi agencia con el interés de desarrollar un proyecto. Les pusimos una cita en videoconferencia pero el empresario insistía en que “para conversar” debíamos desplazarnos físicamente hasta su ciudad. Hicimos la reunión en videoconferencia, con mucha dificultad por su parte. Luego hicimos 2 visitas presenciales y a partir de allí el empresario generó una gran conexión con nuestro equipo. En las reuniones vimos la importante infraestructura física con que contaba y la pobre infraestructura mínima para digital, computadores muy antiguos, sin webcam, sin micrófonos, sin un buen Internet tanto en las oficinas como en los planes móviles.

Un Fenalco (Federación Nacional de Comerciantes) hace algún tiempo nos exigió que “para conversar” debíamos ir hasta su ciudad y esto implicaba comprar tiquetes aéreos, pagar alojamiento, transporte, alimentación, solamente para conversar.

¿Realmente para conversar hay que desplazarse? Porque hoy lo podemos hacer desde plataformas como Skype, Hangouts, Meet, Lightstream, entre cientos de ellas.

Hoy y desde hace muchos años en nuestra empresa hacemos la mayoría de las reuniones virtuales, en videoconferencia, con todos los recursos multimediales de apoyo que se pueden incorporar, rápido, dinámico, eficiente. La pyme sigue necesitando tener el face to face para generar confianza, para sentirse a gusto, algo que no está mal pero que en la mayoría de los casos entorpece el correcto desarrollo de proyectos, de actividades.

Trabajo colaborativo

Como lo digo en el video, sigo viendo pymes donde la persona N°1 le envía un email a la persona N°2 con un documento adjunto, la N°2 lo revisa, corrige y devuelve, generando una segunda versión del documento. La N°1 vuelve a hacer observaciones y así ya tienen 3 versiones del documento. Un dolor de cabeza, siguen en la época de las palomas mensajeras.

La pyme sigue a nivel de trabajo colaborativo en la época de las palomas mensajeras.

Una oficina virtual dotada con Google Docs, por ejemplo, permite a todo el equipo, si se quiere, trabajar sobre el mismo documento, incluso al miso tiempo, sin generar infinidad de versiones y teniendo un chat dentro del documento para ir conversando sobre los ajustes y avances.

Todo en un solo lugar

El CRM, toda la información administrativa y financiera, la plataforma para gestión de proyectos, las comunicaciones internas, el marketing, todo lo relacionado con training, todo, absolutamente todo en un solo lugar, online y disponible 24/7 desde estaciones de trabajo o desde dispositivos móviles!

Los empresarios mayores de 50 años siguen guardando sus documentos, las fotos del paseo, las facturas y mil cosas más en su Hotmail como si no existieran herramientas especializadas. Se quedaron en los 90’s.

¿Cuánto cuesta tener una oficina virtual?

Puede costar mucho dinero o cero pesos, en el video que acompaña esta publicación les enseño ¿qué es una oficina virtual? y ¿cómo crearla? con esfuerzo pero a bajo costo.

Contenidos de tecnología de Carlos Cortés

¿Cómo funciona una oficina virtual?

Hay muchas formas de crear una oficina virtual, en nuestro caso enseñamos como hacerlo a través de una aplicación en formato de extensión instalada en el navegador llamado Workona (ir al website de Workona). Básicamente funciona a partir de espacios de trabajo tanto individuales como colaborativos o de equipo, en los cuales se “instalan” aplicaciones para las distintas actividades o funciones dentro del espacio de trabajo.

Espacios de trabajo.

Una compañía puede tener un espacio de trabajo llamado, por ejemplo, marketing digital, y en éste vincular una aplicación que le permita gestionar los proyectos de marketing, las campañas, los recursos, los contactos, puede vincular las aplicaciones (websites) que le ayuden a desempeñar sus tareas del día a día y a trabajar con los miembros de su equipo. Puede verse en detalle en el video al final de la presente publicación.

Aplicaciones

Para que los espacios de trabajo de la oficina virtual tengan sentido deben estar dotados de aplicaciones, ¿qué aplicaciones?. Cualquier aplicación web puede ser vinculada dentro de los espacios de trabajo, las herramientas de Google, Microsoft, redes sociales, gestores de tareas, gestores de proyectos, editores online de fotografía y video, gestores de finanzas, herramientas para la comunicación, cualquier app que se encuentre online.

Videotutorial

El siguiente video es la clase N°1 del Curso Online de Herramientas de Productividad para Empresarios y Emprendedores

Videotutorial de cómo crear una oficina virtual
Canal de Youtube de Carlos Cortés
Canal de Youtube de Carlos Cortés Academy

Carlos Cortés CEO

Consultor nacional e internacional​, emprendedor digital y creador de las primeras redes sociales de Latinoamérica​, escritor de varios libros especializados en marketing, creatividad, publicidad y branding, docente en la Maestría de Mercadeo de la Universidad Externado de Colombia y del MBA de la UAGRM de Bolivia, investigador del Observatorio Colombiano de Social Media, varias veces jurado del Festival Iberoamericano de Creatividad y Estrategia. Director Creativo de Carlos Cortés Agencia ​con quien ha atendido clientes como HP, Presidencia de la República de Colombia, Roche, Andrés Carne de Res, Marriott, Converse, Radamel Falcao García, Fox Channels Colombia, Renault, Frisby, entre otros​.​

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