Workona, una herramienta para la productividad Workona, una herramienta para la productividad
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¿Qué es Workona?

Hola amigos empresarios, emprendedores y autónomos, soy Carlos Cortés y hoy les voy a presentar una herramienta llamada Workona para crear espacios de trabajo desde Google Chrome, una herramienta para mejorar la productividad laboral y compatible con cualquier herramienta a la que se pueda acceder desde una pestaña del navegador. Cabe decir que Workona no es Workana ya que suenan parecido e incluso Google puede no diferenciarlas ahora que la primera es una herramienta poco mediática.

Algunos antecedentes

Antes de mostrarles ésta que es una de las mejores herramientas, quiero contarles que durante años he probado casi cualquier herramienta que me haya parecido una buena iniciativa y he entendido que existen muchos gestores de tareas, muchos calendarios, muchos gestores de proyectos, todos haciendo lo mismo de la misma forma. Sin que me lo hayan pedido les recomendaría que encuentren una herramienta ancla o core para su negocio y desde ella y a su al rededor construyan con herramientas complementarias. En mi caso yo me he centrado en las herramientas del ecosistema de Google y a su al rededor he puesto todo aquello que necesito para complementar la operación de mi empresa. ¿Cómo lo hago? Pues el correo electrónico nuestro es de Google, los calendarios son de Google, la herramienta de notas es de Google, los discos duros virtuales son de Google, el gestor de contactos es de Google, la herramienta de chat es de Google, el almacenamiento de imágenes y videos es de Google, entre tantas otras funcionalidades y cuando he necesitado contratar por ejemplo un gestor de proyectos pues busqué aquel que se amoldara a mis necesidades pero que fuera compatible con la tecnología de Google.

Conociendo Workona

Ahora si, vamos a darnos una vuelta por Workona y entremos en su website www.workona.com pero específicamente a la sección Pricing para que entiendan que no es una herramienta gratuita sino freemium y vuelvo y les recuerdo que el modelo free o gratuito está en vía de extinción así es que si desean tener productos o servicios de calidad, hoy por hoy, hay que pagar.

La cuenta free es limitada pero con ella se puede iniciar a trabajar, permite 10 espacios de trabajo personal, 3 espacios compartidos con otros miembros de nuestra empresa, el buscador de la herramienta y la sincronización de las pestañas en distintos dispositivos.

Usando esta herramienta para la productividad de las empresas

Paso N°1. Creación de la cuenta

Vamos a dar click en el botón “Regístrate”, luego podremos acceder con nuestra cuenta de Google o con con un email, en mi caso elijo la cuenta de Google. Nos pide que añadamos a Google Chrome su extensión y la añadimos.

Paso N°2. Creación de los primeros espacios de trabajo

En mi caso crearé uno llamado Escritorio, otro llamado CRM y otro llamado producción. Ahora la herramienta nos lleva al dashboard principal.

Paso N°3. Reorganizar los espacios de trabajo

Veamos que se le puede cambiar el orden a los espacios de trabajo solamente jalándolos hacia arriba o hacia abajo. En mi caso quiero que Escritorio esté primero, luego CRM y luego Producción.

Paso N°4. Vincular herramientas web a cada espacio de trabajo

Para hacerlo simplemente abrimos en pestañas las herramientas que consideramos que deben estar en ese espacio de trabajo. En Escritorio yo abriré el correo, los contactos de Google, el calendario, el disco duro virtual y las notas. Se darán cuenta que en open tabs o pestañas abiertas aparecen todas las que he abierto, pues para fijarlas y que siempre que abra este espacio de trabajo aparezcan, simplemente, a cada una de ellas le doy click en el símbolo “más” que es “guardar en el escritorio” y se van añadiendo a la columna “pestañas guardadas”. Si no queremos esa pestaña en nuestro espacio de trabajo simplemente le damos click en la “equis” y se elimina. Esto lo haremos con cada uno de los espacios de trabajo. Dentro de “saved tabs” podemos cambiar el orden de las pestañas simplemente jalando hacia arriba o hacia abajo.

Paso N°5. Crear o eliminar espacios de trabajo. Es muy simple

La versión gratuita permite crear hasta 10 espacios de trabajo. Vamos a “workspaces”, damos click en el símbolo “más” para crear un nuevo espacio de trabajo, le damos nombre y listo. Lo ponemos en la posición que nos interesa que esté y ha quedado creado. Obviamente a ese espacio de trabajo debemos cargarle todas las aplicaciones que debe contener. Para eliminar el espacio de trabajo damos click en los tres punticos verticales que se encuentran en frente y damos click en “Eliminar”.

Paso N°6. Crear secciones

Las secciones son útiles para agrupar espacios de trabajo. Vamos a “Workspaces”, damos click en el símbolo “más”, “Nueva Sección”, le damos nombre a nuestra sección, en mi caso crearé en prueba tres, una llamada “escritorio”, otra llamada “CRM” y otra llamada “Producción” y jalaré cada uno de los espacios de trabajo a la sección correspondiente.

Paso N°7. Cambio de color y nombre

Podemos cambiar el color y el nombre de cada sección y espacio de trabajo dando click en los tres punticos verticales, “rename” y ponemos el nombre nuevo, de igual forma, “change color” y cambiamos el color.

Paso N°8. Compartir

Podemos compartir un espacio de trabajo con otras personas y para ello lo único que debemos hacer es entrar al espacio de trabajo, dar click en el botón share y poner el email de la persona a la cual deseamos compartirlo.

Paso N°9. Un truco

Un truco interesante es que podemos mover una aplicación de un espacio de trabajo a otro solamente halándola del espacio al que pertenece actualmente hacia el espacio donde deseamos que pertenezca.

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Otras herramientas de productividad

Herramientas para incrementar la productividad hay muchísimas  y en distintas categorías por lo que las que enumeraré tienen algún parecido con Workona y no voy a mencionar los gestores de listas, calendarios y ninguna de esas alternativas que cumplen funciones parciales y que terminan estando desconectadas de la totalidad de la operación diaria de las personas.

Podio

Esta es la herramienta de trabajo colaborativa por excelencia basada en espacios de trabajo y mi recomendado para empresas de cualquier industria y de cualquier tamaño. Ir a podio.

Monday

Esta herramienta la conocí a través de un cliente en medio de una consultoría y me pareció realmente sexy, la probamos pero nos quedamos en donde estamos porque su lógica no funciona bien para nosotros pero es realmente interesante. Ir a Monday.

Workep

En la búsqueda de una herramienta de trabajo colaborativo que tuviera una buena integración con las herramientas de Google (Gcloud), encontramos Workep, la probamos cuando era incipiente y nos pareció una buena iniciativa pero no la volvimos a probar. Hice una reseña en video de la herramienta hace algún tiempo. Ir a Workep.

OnlyOffice

Recuerdo que hace algunos años utilizamos una herramienta llamada Teamlab que tengo entendido se convirtió en OnliOffice. Teamlab era una muy buena alternativa de software para aquellas empresas o emprendimientos que necesitaban darle orden a sus proyectos y trabajar de forma colaborativa. Ir a OnlyOffice.

TeamWork

Esta es otra de esas plataformas de gestión de proyectos y otras funcionalidades que ha ganado mucha visibilidad en los últimos años. No le ha probado y creería que no lo voy a hacer pero existe y es una opción más que les presento. Ir a TeamWork.

Slack

Pese a que no funciona tal cual como Workona, se pueden crear espacios de trabajo colaborativos. Particularmente no la uso y no me gusta su lógica pero es evidente el éxito que ha tenido, la gran aceptación por parte de las personas y es por eso que la referencia. Ir a Slack.

Trello

Pese a que en alguna época intentamos enamorarnos de esta herraienta, no dué posible, no la usamos en la empresa pero es otrogigante del trabajo colaborativo, exitosa entre muchas empresas y emprendedores que conozco. Ir a Trello.

seducción

Carlos Cortés CEO

Consultor nacional e internacional​, emprendedor digital y creador de las primeras redes sociales de Latinoamérica​, escritor de varios libros especializados en marketing, creatividad, publicidad y branding, docente en la Maestría de Mercadeo de la Universidad Externado de Colombia y del MBA de la UAGRM de Bolivia, investigador del Observatorio Colombiano de Social Media, varias veces jurado del Festival Iberoamericano de Creatividad y Estrategia. Director Creativo de Carlos Cortés Agencia ​con quien ha atendido clientes como HP, Presidencia de la República de Colombia, Roche, Andrés Carne de Res, Marriott, Converse, Radamel Falcao García, Fox Channels Colombia, Renault, Frisby, entre otros​.​

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